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浅谈对质量管理体系过程中内审和内审员的认识!

来源:www.sdzyrz.com   发布时间:2016-05-06

质量管理体系的审核的特点,被审核的质量管理体系必须是正确的,质量管理体系的审核是一个系统的、独立的、并形成文件的过程,是一个抽样检查的过程,本文简要的介绍了质量管理体系审核过程中对内审和内审员的认识。

GJB900IB一2009《质量管理体系要求》标准,更关注体系运行的有效性,运行有效性是企业建立质量管理体系的目的。质量管理体系内部审核是标准为一个组织的质量管理体系设置的一个自我完善的机制,目的是完善和改进质量管理体系,提升企业质量管理水平,提高企业市场竞争力,提高顾客和相关方的满意度。通过这种机制确保一个组织的质量管理体系有效运行。

一、内部审核的作用

1、能够发现体系运行中的不符合项并通过主动改进保持有效运行。

根据标准的要求,内部审核要判定质量管理体系两个方面的符合性,即是否符合策划的安排、标准的要求以及组织所确定的质量管理体系的要求;是否得到有效实施和保持。在质量管理体系中发现不符合项,纠正不符合项,改进质量管理体系,保持有效运行。

2、能够发现隐患。

通过对相关证据的分析、发现运行中潜在的不符合项,通过采取防范措施,防患于未然。

3、能够发现新的需求。

通过顾客的意见,可以发现顾客和相关方新的需求以及改进质量方针和质量目标的需求;通过质量目标的完成情况,可以发现实现质量目标必须的过程和职责的需求以及实现质量目标必须的资源需求;通过过程输出特性,可以发现对某个过程有效性和效率进行测量的需求。有了新的需求,尽快改善,体系才能更加有效运行。

4、能够保持良好地沟通,得到更多的改进机会。

内部审核与第二方审核、第三方审核不通,由于是由企业内部人员进行审核,彼此比较熟悉,便于沟通,信息易于获得,主动改进的机会增多。

二、质量体系内部审核存在的常见问题

企业每年都要进行2次的内部审核,以维护质量体系持续正常运行,内部审核的正常开展,促进了体系的有效运行。但是,不少企业还存在一些问题,主要有:

1、内审员现场审核记录不详细,所开具的不符合项没有真正反映事实或描述不清,造成不符合项整改对象不明。

2、内审准备不充分。审核检查表b可操作性差,审核时没有目的性,检查样本随意性,缺乏代表性;内审员对程序文件的内容及现场情况了解不够,对审核部门所涉及到的条款和文件未吃透,查出的问题多浮于表面,未能之处要害,就表面问题的采取措施进行改进,不利十质量体系水平有质的提升。

3、对质量体系内部审核认识不够。受审核部门未将审核当作一种质量改进的机会,而是认为查出问题会影响本单位的荣誉,不愿意暴露,审核时不积极配合,导致审核员掌握第一手资料不足,审核难以深入。

4、有的部门平时不按标准执行,审核时临时补记录应付检查。

5、有的部门为了蒙混过关,在编写文件时,避重就轻,过分强调写所做,做所写;

6、审核员责任心不强,审核时走过场,流于形式,走样子。

三、存在问题的主要原因

对照体系文件要求,我们不难发现,影响内部审核质量的因素主要有以下几方面:

一、最高管理者重视的程度;

二、管理者代表的作用;

三、审核策划的充分性;

四、审核方案的适宜性;

五、审核组长的选择;

六、审核组成员对标准的理解程度和审核经验;

七、对不符合项采取纠正措施的有效性;

八、对不合格追踪、验证的准确性。除第一条以外,其它各条都与内部审核员直接有关,由此分析,加强内部审核员队伍建设,提高审核员素质是提高内审最直接有效的途径之一。
四、强化内审员素质

1、内审员要具有良好地素质和能力。

内审员不仅担负着质量管理体系审核的任务,而且还是组织质量管理体系建立、实施和改进的主要力量,因此,选择和培养合适的内审员对企业来说是一项非常重要的任务。一个优秀的内审员不仅要取得相关的内审员证书,还应该具备以下能力:

(1)内审员要具有强烈的责任感,善于观察和思考,能够举一反三,从表面问题查出深层次的问题并找出原因,有一定的文字表达能力和较高组织协调管理能力,具备较强的分析、判断能力和较高的归纳、总结能力。

(2)能够准确理解、掌握质量管理体系及相关标准。为了保证审核过程的正确、有序、到位以及审核发现、审核结论的准确性、有效性,审核员不仅要认真学习标准,而且还应系统掌握标准,以便更好的理解所用标准的内涵,更准确有效地评价体系的运行情况。

(3)熟悉内部审核的步骤、方法和技巧。如合理抽样、调查方法、审核方式、方法的选择等,这些都是具体实践的问题,只有在实践中不断总结、不断改进、不断完善、才能逐步形成自有的审核风格、熟练掌握审核技巧。

(4)了解精通本专业的产品服务及其过程的专业知识和技能。在审核过程中,审核员只有精通相关产品、服务和过程控制的专业知识,才能在审核过程中有效沟通和交流,确保审核过程的顺利、审核结果的有效,才能确保审核过程是一个有效的过程。

2、内审员要克服一些错误倾向。

在内部审核当中,内审员经常容易出现一些错误倾向,这些错误倾向,会让内部审核走过程,有时还会对体系建设造成重大的影响,作为内审员,要克服这些错误倾向。

(1)内审员发现了问题讲情面,违背审核准则,不作为、不负责任;审核时,迎合受审核单位的无理要求、对不符合项置之不理;怕得罪人。

(2)审核员不能就事论事,不找问题根源,这样会导致受审核部门对不符合项的抵触情绪严重,对内审失去信心,不利于企业质量管理的持续改进。

(3)有的内审员审核前先确定不符合项数量后在开始审核,不查出问题誓不罢休,查出问题草草收兵,将导致开具的不符合项没有深度,或对已经构成重大问题漠然置之,违背审核宗旨。

五、结束语

总之,质量是企业发展永恒的主题。进行高质量的内部审核,既是标准中的控制要求,也是确保质量管理体系有效运行的重要手段。质量管理体系内部审核是组织的自我评价活动,这种评价是通过内审员的审核工作完成的,内审员的素质和能力如何直接影响内部审核的效果。每个组织不仅重视和认真抓好内部审核工作还要重视内审员队伍的建设,从而促进组织质量管理工作的持续改进。

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